Fluxo de caixa para uma franquia

Fluxo de caixa: o que é, qual sua importância e como acompanhar!

Quando fazemos a análise dos resultados financeiros de um negócio, é fundamental que nossa análise vá além do dinheiro recebido pelas vendas ou prestação de serviços, sendo necessário adotar métodos de controle, como o fluxo de caixa, para ter dados confiáveis sobre a saúde financeira da empresa.

Afinal, em momentos de pico de vendas, como na Black Friday ou no Natal, por exemplo, é possível ter a falsa percepção de que os resultados financeiros estão muito positivos, mas nem sempre são considerados os gastos futuros, o que pode mudar a avaliação da realidade financeira do negócio.

Para ajudar você a compreender melhor o que é, como funciona, qual a importância e como fazer o fluxo de caixa de seu negócio, preparamos um artigo completo e trouxemos algumas dicas que vão facilitar sua execução. Confira os detalhes abaixo e tenha uma ótima leitura!

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O que é fluxo de caixa?

Quando falamos de fluxo de caixa, estamos tratando de uma ferramenta que permite saber, de forma objetiva e eficiente, como está a saúde financeira de uma empresa, através da análise do que você paga e do que você recebe em seu negócio.

É possível conceituar o fluxo de caixa como um instrumento que a pessoa empreendedora pode utilizar para acompanhar a situação financeira de sua empresa, de acordo com relatórios que detalham a movimentação financeira total (ganhos e gastos) em um determinado período de tempo.

Ele é especialmente importante se considerarmos que um dos principais pilares do sucesso de uma empresa é a gestão financeira eficiente e, para isso, é importante manter o controle das vendas, dos pagamentos, do dinheiro recebido e retirado, dentre outros elementos.

Além disso, uma empresa que possui fluxo de caixa organizado e eficiente também consegue ter maior previsibilidade de despesas e receitas, de forma a permitir estruturar processos, definir estratégias comerciais e até mesmo agendar aquisições ou pagamentos com maior segurança.

Para que serve o fluxo de caixa?

Para que uma empresa possa funcionar com eficiência e trazer lucros, é fundamental que ela tenha equilíbrio entre as vendas e as despesas, ou seja, que a movimentação financeira seja feita de forma organizada, com acompanhamento efetivo dos recursos financeiros e de sua destinação.

Afinal, é impossível que uma empresa tenha bons resultados caso as movimentações financeiras sejam feitas sem controle, sendo o papel do fluxo de caixa registrar, categorizar e organizar cada movimentação financeira da empresa, de forma a dar ao gestor meios para avaliar a real situação financeira do negócio.

Por isso, é possível afirmar que o fluxo de caixa serve para que o gestor tenha controle dos recebimentos (vendas à vista ou a prazo, pagamento pendentes, previsão de receitas) e dos pagamentos (compras à vista, pagamento de despesas, contas recorrentes e eventuais), de maneira ágil, eficiente e estratégica.

Além disso, ao contar com um fluxo de caixa feito de forma correta, a empresa também pode entender qual o melhor momento para efetuar um pagamento, prever despesas recorrentes ou sazonalidades de mercado, dentre outros elementos de gestão de negócio.

Qual a importância do fluxo de caixa?

Como explicamos anteriormente, o fluxo de caixa tem papel fundamental por oferecer ao gestor o conhecimento real da saúde financeira do negócio, permitindo que sejam tomadas decisões que melhorem o desempenho da empresa por meio da otimização do uso dos recursos, fornecendo informações precisas para a tomada de decisão.

Além disso, é possível destacar outros pontos estratégicos que permitem compreender a importância do fluxo de caixa na empresa como:

  • previsão da entrada e saída de recursos em determinado período de tempo, permitindo alocação eficiente e segura;
  • avaliação da capacidade de pagamento do negócio antes de realizar compromissos financeiros como aquisições ou investimentos;
  • avaliação das necessidades de caixa e oportunidades para realização de ações comerciais e promoções, como descontos;
  • identificação de falhas na gestão financeira e até mesmo de desvios financeiros que possam ocorrer na empresa.

Qual a diferença entre fluxo e controle de caixa?

Quando estamos buscando informações a respeito de fluxo de caixa, é possível encontrar também materiais que tratam do chamado controle de caixa e que, à primeira vista, podem parecer a mesma coisa, mas é importante entender suas diferenças.

Enquanto o fluxo de caixa é responsável por analisar o financeiro da empresa como um todo, levando em consideração investimentos, ganhos e gastos, futuros e projetados, o controle de caixa é um registro diário ou semanal de toda a movimentação financeira.

Isso quer dizer que o fluxo de caixa é um instrumento de gestão completa, ou seja, leva em consideração uma série de elementos do negócio, enquanto o controle de caixa é um instrumento de controle, sendo possível afirmar que o controle de caixa permite que o fluxo de caixa seja executado de forma correta.

Além disso, para que o fluxo de caixa seja um reflexo realista da saúde financeira do negócio, é fundamental que o controle de caixa seja feito de forma regular, eficiente e cuidadosa, já que sem o acompanhamento detalhado do controle de caixa, a execução do fluxo de caixa deixa de ter o impacto desejado.

Quais problemas são evitados com o fluxo de caixa?

Agora que você já entendeu melhor a importância do fluxo de caixa e também os principais tipos de fluxo de caixa utilizados no mercado, é interessante entender quais são os principais problemas que esse instrumento permite evitar.

Além de auxiliar na organização financeira, o fluxo de caixa também permite que sua empresa evite uma série de problemas que podem impactar diretamente os resultados do negócio. 

Explicamos alguns deles abaixo. Confira!

Não saber a destinação dos recursos da empresa

Uma reclamação muito comum de empresários que não fazem o fluxo de caixa de maneira eficiente é não saber “para onde está indo o dinheiro da empresa”, ou seja, não sabem definir com clareza qual a destinação dos recursos financeiros do negócio.

Isso se deve ao fato de que, sem o fluxo de caixa feito de forma adequada, é muito difícil acompanhar todos os fluxos financeiros, especialmente com empresas maiores, sendo que a utilização desse recurso faz com que seja possível identificar problemas e adotar soluções através da análise dos dados apresentados.

Atraso no pagamentos das contas

Ao entender o fluxo de pagamentos e recebimentos e torná-los previsíveis e organizados, é possível evitar que as contas da empresa sejam pagas em atraso, já que os juros e multas por atraso costumam pesar bastante no balanço financeiro do negócio.

Por meio do acompanhamento das contas a pagar e a receber, você tem maior controle dos pagamentos que deverão ser feitos pela empresa e também da previsão orçamentária, ou seja, daquilo que entrará de recursos para esses pagamentos.

Dessa forma, você reduz custos desnecessários com o pagamento de contas em atraso e até mesmo consegue negociar descontos por pagamentos pontuais ou adiantados, em especial com relação a pagamento de fornecedores.

Falta de recursos ao longo do mês

Quem empreende sabe que, em um momento ou outro, imprevistos podem e vão acontecer e, por isso, é fundamental que o negócio não fique totalmente sem recursos em caixa, já que um imprevisto pode gerar grande prejuízo caso isso aconteça.

Para isso, é importante que o fluxo de caixa leve em consideração todas as despesas projetadas e todos os recebimentos previstos, de maneira a garantir que a empresa tenha sempre dinheiro em caixa e esteja preparada para imprevistos.

Dificuldade para identificar o resultado da empresa

Um dos elementos considerados na avaliação de crescimento de uma empresa é a evolução de sua receita, mas também de seus lucros, já que nem sempre vender mais significa que a lucratividade da empresa aumentou e, nesse caso, o fluxo de caixa ajuda a compreender os resultados do negócio.

Caso a empresa tenha aumentado o volume mensal de vendas, mas não tenha tido aumento em sua margem de lucro, é possível identificar se os preços praticados estão alinhados com o planejamento estratégico ou se é necessário revisar a política de preços, por exemplo.

Falta de precisão nas análises estratégicas

Para finalizar, o fluxo de caixa dá condições para que os gestores realizem análises estratégicas de forma mais precisa e eficiente, tendo em vista que todas as informações importantes sobre a saúde financeira da empresa estarão identificadas em um único lugar.

Além disso, vale destacar que é possível, por meio do fluxo de caixa, ter dados para relatórios de desempenho, avaliação de situação financeira e até mesmo para embasar decisões de compra e venda de um negócio.

Como realizar o fluxo de caixa?

Entendida a importância do fluxo de caixa e também os diversos problemas que essa estratégia permite evitar, é fundamental compreender como, de fato, realizar o fluxo de caixa de maneira eficiente, consistente e segura.

Explicamos abaixo, passo a passo, como você pode fazer o fluxo de caixa de seu negócio e garantir uma gestão financeira mais efetiva, por meio de estratégias e processos simples, mas de vital importância para sua empresa. Confira!

Estabeleça uma análise de ganhos e despesas

O primeiro passo para realizar um fluxo de caixa eficiente e confiável é realizar a diferenciação daquilo que é receita (o que entra de recursos) do que é despesa (aquilo que sai de recursos), de maneira a facilitar a análise.

Caso você esteja usando uma planilha para esse acompanhamento, é interessante utilizar símbolos e cores que ajudem a identificar essa diferença. Caso opte por um software de gestão financeira, essa diferenciação fará parte dos recursos oferecidos pela solução.

Estabeleça as categorias de receitas e despesas

Também é importante categorizar as despesas e as receitas de sua empresa, ou seja, agrupar as entradas e saídas, de maneira a tornar a avaliação da saúde financeira mais fácil e eficiente.

Por exemplo, você pode categorizar todas as despesas de salário e benefícios como despesas de pessoal, enquanto as receitas provenientes de vendas diretas podem ser agrupadas de acordo com a origem (loja física e loja virtual) ou por tipo de pagamento (em dinheiro, débito ou crédito), dentre outras divisões.

Defina as despesas fixas e esporádicas

Além de categorizar as despesas de sua empresa, é importante também que você defina quais são as despesas fixas ou recorrentes e quais são as despesas esporádicas ou eventuais, de forma a permitir maior previsibilidade do caixa.

As despesas fixas são aquelas que possuem pagamento recorrente, como aluguel, internet, contabilidade ou pagamentos parcelados, enquanto as despesas eventuais são compras pontuais, aquisição de equipamentos, bonificações, dentre outras.

Com isso, você passa a ter previsibilidade das despesas fixas do negócio e consegue desenvolver o planejamento estratégico e financeiro do negócio de maneira mais segura e eficiente, sem que haja surpresas ao longo do mês.

Acompanhe periodicamente as movimentações financeiras

Para que o fluxo de caixa seja eficiente, é fundamental que as movimentações financeiras sejam lançadas e acompanhadas periodicamente, de maneira a evitar que as informações sejam perdidas ou mesmo lançadas com atraso no sistema.

Para isso, é importante definir uma rotina de acompanhamento, que pode ser diária, semanal ou mensal, de acordo com as necessidades e particularidades do negócio, buscando sempre o menor período viável, para que os dados estejam sempre atualizados.

Cadastre as contas a pagar e a receber

Por fim, é muito importante que você faça o cadastro das contas a pagar e a receber de sua empresa, de forma a permitir que o fluxo de caixa seja consolidado com previsibilidade para os próximos meses e que não haja surpresas que possam furar o orçamento.

Como muitas empresas têm pagamentos e recebimentos a prazo ou mesmo contam com prazos distintos para cada tipo de operação, ter as contas a serem pagas e os recebimentos a serem feitos sempre organizados é prática fundamental para a saúde financeira do negócio.

Como melhorar os resultados do meu negócio?

Como é possível concluir, ao adotar uma estratégia eficiente de fluxo de caixa, é possível acompanhar melhor e de forma mais fácil a entrada e saída de recursos da sua empresa e também ter maior controle das finanças do negócio como um todo.

Além disso, ao realizar o fluxo de caixa de forma organizada e eficiente, você conseguirá identificar possíveis problemas de organização financeira, diminuindo despesas desnecessárias e corrigindo eventuais erros que possam estar atrapalhando as finanças da empresa.

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Sayonara Dias

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